Przedsiębiorstwa, które zastanawiają się nad pozyskaniem dofinansowania mogą korzystać z pomocy firm zewnętrznych w różnym zakresie i na różnych etapach. Weźmy tutaj pod uwagę sytuację, w której decydujemy się na udział firmy zewnętrznej we wszystkich etapach projektu: od wniosku, opracowania koncepcji merytorycznej, przygotowania harmonogramu i budżetu, opracowania opisu poszczególnych działań poprzez realizację działań merytorycznych, zarządzanie projektem i jego rozliczenie.

Zbadajmy finanse

Na początek należy przede wszystkim wziąć pod uwagę doświadczenia i możliwości realizowania projektów unijnych przez przyszłego usługodawcę. Warto dowiedzieć się, jaką liczbę wniosków firma przygotowała w latach ubiegłych i ile z nich zostało z sukcesem zrealizowanych i rozliczonych. Współpraca z doświadczoną firmą zmniejszy ryzyko związane z nieotrzymaniem dotacji w ogóle, a dobre projekty przez nią zrealizowane są często zauważane i nagradzane. Zastanówmy się, czy firma, która jest naszym potencjalnym usługodawcą jest stabilna? Możemy to ocenić np. poprzez wysokość rocznych obrotów, która jest brana pod uwagę przy ocenie wniosku oraz jej kondycję finansową, w tym np. płynność finansową – co jest bardzo istotne w przypadku opóźnień w wypłacaniu transz pomocy publicznej. Aby te opóźniania nie zaburzyły realizacji zaplanowanych w harmonogramie działań firma powinna być przygotowana na kilkumiesięczne kredytowanie zaplanowanych działań.

Przy wyborze firmy, która pomoże nam zrealizować projekt powinniśmy także wziąć pod uwagę kryterium standaryzacji działań w projektach unijnych. I uzyskać odpowiedź na pytanie, czy firma potrafi nam przedstawić w sposób klarowny etapy i harmonogram pracy przy przygotowywaniu wniosku? Powinniśmy również wiedzieć, jakie są oczekiwania firmy szkoleniowej jeśli chodzi o nasze zaangażowanie czasowe, pozyskanie informacji, itp. Czy zaplanowane są spotkania i warsztaty przy przygotowywaniu wniosku? Ile i jaki będzie ich cel oraz z jaką grupą pracowników?

Minimalizowanie ryzyka

Ważne jest także, w jaki sposób firma zamierza zarządzać projektem. Czy ma doświadczony zespół pracowników? Ile jest tych osób i jaka jest ich odpowiedzialność za konkretne zadania? W jaki sposób firma na etapie planowania zadba o realizację projektu z sukcesem? Czy ma wypracowane metody minimalizowania ryzyka niezrealizowania twardych wskaźników, takich jak liczba przeszkolonych osób i liczba zrealizowanych szkoleń? Zbyt optymistycznie oszacowana przez nas jako usługodawców liczba uczestników projektu może bowiem spowodować trudności w realizacji tych wskaźników. Na tym etapie firma może nam zaproponować przykładowo stworzenie imiennej listy uczestników, dzięki czemu uniknie się wielu pomyłek związanych z liczeniem uczestników i liczby szkoleń.

Dzięki temu również powstanie optymalny harmonogram działań przystosowany do możliwości zaangażowania czasowego uczestników projektu. Podczas realizacji szkoleń ułatwi to zarządzanie uczestnikami przy rotacji pracowników, zamianach czy w sytuacjach wyjątkowych. Najczęściej z trudami realizacji ,,twardych’’ kryteriów zmagają się działy HR odpowiedzialne za frekwencję. Aby wspomóc je w pracy należy zwrócić uwagę na wysokie umocowanie projektu, czyli zaangażowanie kierownictwa firmy. Jeśli zabraknie takiego wsparcia to ważne sprawy, które zawsze w każdej firmie się pojawiają, spowodują niezrealizowanie zakładanych celów projektu, a co za tym idzie poważne konsekwencje finansowe.