Dynamiczny system zakupów jest procedurą świetnie sprawdzającą się w przypadku zakupów powtarzalnych, czyli wielokrotnego nabywania takich samych towarów lub usług (materiałów biurowych, sprzętu komputerowego, paliwa).

Przepisy nie określają maksymalnej górnej granicy wartości szacunkowej zamówienia, która może być zamawiana za pośrednictwem dynamicznego systemu zakupów. W wyborze oferty najkorzystniejszej stosowane mogą być wszystkie kryteria, których stosowanie jest dopuszczone prawem w przypadku przetargu nieograniczonego.

Przede wszystkim taniej

Podmioty podlegające pod Prawo zamówień publicznych mogą organizować swoje zakupy w drodze elektronicznej od 2004 roku. Elektronizacja zaopatrzenia to łatwiejsza i szybsza organizacja zakupów, a także możliwość uzyskania znacznych redukcji cenowych. Znowelizowana w maju 2006 roku ustawa o zamówieniach publicznych zwiększyła zainteresowanie rozdzielaniem tych zamówień za pośrednictwem aukcji elektronicznych. Wcześniej z elektronicznych form przetargowych można było korzystać przy zamówieniach na dostawy o wartości nie przekraczającej 60 tys. euro. Obecnie sektor publiczny może stosować aukcje elektroniczne do zamówień o wartości przekraczającej 200 tys. euro.

Administracja publiczna coraz chętniej udziela zamówień poprzez platformy elektroniczne, ponieważ walcząc o zlecenie na elektronicznych aukcjach i licytacjach, firmy oferują korzystniejsze warunki.

Przykładem oszczędności może być dolnośląski urząd wojewódzki, który zamawiał komputery, monitor, notebooki, drukarki, projektor i skaner. Cena wywoławcza za sprzęt, wynosiła 296 tys. zł. W licytacji udział brało sześciu dostawców. Uzyskano redukcję ceny o 32 proc., co oznaczało prawie 100 tys. zł oszczędności.

Ministerstwo Obrony Narodowej, które za pośrednictwem platformy PPP (Polska Platforma Przetargowa, projekt Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych) dokonywało zakupu komputerów, uzyskało oszczędności przekraczające 30 proc. Również za pośrednictwem tej platformy akumulatory do wagonów kupowały PKP Intercity. Po 40 minutach aukcji cena w porównaniu z wyjściową obniżona została o ponad 220 tys. zł.

- Coraz więcej zamawiających, i to zarówno centralnych, jak i samorządowych organizuje aukcje i licytacje elektroniczne. Powód jest prosty dzięki nim można uzyskać korzystniejszą cenę niż w tradycyjnych przetargach - mówił w wypowiedzi dla "Rzeczpospolitej" Krzysztof Zalewski z Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, jednej z firm dostarczających platformy do e-zamówień.

Jednak chociaż przepisy które wprowadziły przetargi za pomocą narzędzi teleinformatycznych obowiązują już od kilku lat, ta forma zakupów nadal nie jest powszechna. Powodem tego stanu rzeczy jest zbyt mała liczba firm posiadających bezpieczny podpis elektroniczny a także zbyt niskie wartości zamówień ustalone dla sektora rządowego i samorządów.

Przeniesienie co najmniej połowy przetargów do systemu elektronicznego nakazuje administracji publicznej dyrektywa UE z czerwca 2006 roku. Na wprowadzenie nowych zasad daje czas do końca 2010 r.