Z kolei kwalifikowalność wydatków oznacza, że konkretny wydatek, który wynika wprost z katalogu kosztów kwalifikowanych, jest niezbędny do wykonania danego projektu oraz jest bezpośrednio z nim związany. Takie kategorie wydatków kwalifikowanych, jak przykładowo zakup środków trwałych, koszt szkoleń lub usług doradczych powinny być więc ściśle powiązane z projektami, które kwalifikują się do wsparcia w ramach danego działania i powinny przyczyniać się w sposób bezpośredni do realizacji celów projektu. Oznacza to, że wydatek jest tylko wtedy kwalifikowany, kiedy zostaje poniesiony w celu realizacji projektu kwalifikującego się do wsparcia ze środków funduszy strukturalnych.

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego opracowało dokument "Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013". Zawarto w nim wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków dla funduszy unijnych w myśl Rozporządzenia Rady nr 1083/2006, ustanawiającego ogólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Akt ten uchyla wcześniejsze rozporządzenie nr 1260/1999. Zasady zawarte w dokumencie odnoszą się do wydatków ponoszonych przez beneficjenta zarówno w ramach współfinansowania krajowego, jak i ze środków wspólnotowych, w ramach realizacji projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych lub z Funduszu Spójności.

Musisz zmieścić się w czasie

Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków należy rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowane. Początek okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data otrzymania przez Komisję Europejską Programu Operacyjnego lub data 1 stycznia 2007 r., w zależności od tego, która z tych dat jest wcześniejsza. W przypadku projektów rozpoczętych przed datą 1 stycznia 2007 r. lub datą otrzymania przez Komisję Europejską Programu Operacyjnego, do kosztów kwalifikowanych zaliczamy wydatki faktycznie poniesione po tej dacie. Wydatki poniesione wcześniej nie stanowią wydatku kwalifikowanego. Koniec okresu kwalifikowalności wydatków na potrzeby rozliczenia z Komisją Europejską stanowi data 31 grudnia 2015 r. Datą końcową kwalifikowalności wydatków dla beneficjentów określa instytucja zarządzająca programem operacyjnym, uwzględniając czas potrzebny na dokonanie zamknięcia pomocy w ramach programu i końcowe rozliczenie z Komisją.

Ocena kwalifikowalności wydatku

Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Oceny takiej dokonuje się zarówno na etapie wyboru wniosku, jak i podczas jego realizacji. Na etapie wyboru wniosków sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku, w tym przede wszystkim następujące elementy: Czy wydatek jest zgodny z postanowieniami programu operacyjnego, czy wydatek jest niezbędny do realizacji przedłożonego projektu, czy wydatek jest efektywny. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi do refundacji w trakcie realizacji projektu będą kwalifikować się do współfinansowania.