Koronawirus zmienia miejsca pracy. Wszystko, co musisz wiedzieć o pracy zdalnej

Przeczytaj także: Koronawirus: nie wszyscy gotowi na pracę zdalną

Czy praca w przyszłości będzie się głównie odbywać w świecie wirtualnym?

Myślę, że praca zdalna z udziałem jeszcze większej liczby sektorów i branż to kierunek, w jakim zmierzamy. Zmuszą nas do tego nie tylko warunki ekonomiczne czy pandemie, ale też szereg korzyści, o których pisałem wyżej.

Już dziś znaczna część sektora IT, kreatywnego, marketingowego i obsługi klienta pracuje zdalnie. Poza tym, widzimy coraz więcej usług oferowanych online, to już nie tylko konsultacja psychologiczna, dietetyczna, ale też indywidualne zajęcia jogi. Coraz więcej usług medycznych przechodzi do świata online - LuxMed i Medicover oferujące konsultacje na chacie z lekarzem, wprowadzenie e-recept.

Poza tym, nasza przyszłość zawodowa będzie korzystać jeszcze mocniej ze skutków globalizacji i możliwości zatrudniania talentów z całego świata. Pracujesz z Polski dla klienta z USA? Śmiało zatrudnij zespół z UK i Kanady, i wesprzyj go polskimi specjalistami. To większa wymiana doświadczeń oraz dobrych praktyk. Już dziś, często tak wygląda kompletowanie zespołów podczas outsourcingu IT.

Praca zdalna to również istotny czynnik przy wyborze zatrudnienia dla Millenialsów i wkraczającego na rynek pokolenia Z. Przestają oni traktować pracę zdalną jako benefit, a jako normę, na którą pracodawca musi przystać i umożliwić. Więc jeśli chcemy rozwijać nasz biznes, musimy zaadaptować najlepsze praktyki zdalnej pracy już dziś. Sam, wraz z moimi wspólnikami, zauważyliśmy to podczas rekrutacji. Jeśli w ogłoszeniu nie mieliśmy takiej informacji, to podczas rozmowy z potencjalnym pracownikiem, temat i tak się pojawiał i był bardzo ważny. Kandydaci zawsze dopytywali o konkrety z nim związane, więc bardzo się cieszę, że za każdym razem mogliśmy spełnić tego typu oczekiwania, oferując możliwość pracy zdalnej.

Narzędzia, które ułatwią Ci pracę zdalną

Firmy zaczynają się prześcigać w oferowaniu narzędzi, umożliwiających i ułatwiających pracę zdalną. Mamy tu do dyspozycji cały pakiet Google suite, Microsoft Suite, Trello, Jirę, Slacka, Zooma, Skype’a. Wszystkie sprawiają, że praca zdalna jest w zasięgu niemal każdego na świecie, zaczynając od wielkich korporacji po małe firmy.

Jakie narzędzia zatem wybrać? Najlepiej takie, które nie spowodują u pracowników takich reakcji, jak DingTalk u chińskich uczniów. ;) Mierz siły na zamiary.

Narzędzia mogą ułatwiać pracę, ale jeśli przesadzimy z ich ilością, nie wpłyną pozytywnie na odbiór pracy zdalnej ani produktywność zespołu. Warto zdecydować się na takie narzędzia, z którymi nasz zespół i tak jest zaznajomiony. Jeśli w obrębie biura korzystamy ze Slacka, nie wymagajmy od pracowników zdalnych, dodatkowych narzędzi, które nie pomogą nam w pracy. Naszym celem zawsze przede wszystkim powinno być to, by zespoły pracowały efektywnie, a nie skupiały się na wypełnieniu kolejnych rubryk w dodatkowych narzędziach. Zawsze warto zadać sobie pytania:

1. czy oferujemy odpowiednie narzędzia?
2. jak możemy pracować lepiej?
3. jak możemy ułatwić naszym pracownikom pracę zdalną?

Może to nie narzędzia, a coś innego, sprawia, że praca zdalna nie jest efektywna. Pamiętajmy, że technologia to nie złoty gral, a środek do celu. Konkretne narzędzie ma nam umożliwiać pracę, a żeby to się udało musimy sprawnie przekazywać sobie informacje i komunikować się z zespołem. Transparentność, a także uważność na ludzi i ich potrzeby, powinna nam przyświecać przy pracy zdalnej.

Jak wdrożyć pracę zdalną w organizacji i zrobić to efektywnie, szybko i w konkretnym terminie?

W obecnej sytuacji kryzysowej bardzo cieszyły mnie komunikaty CEO i Managerów z różnych firm technologicznych w Polsce, którzy pisali o tym, że ze względu na pandemię koronawirusa zamykają biuro i będą pracować zdalnie. Ale to, co najbardziej mi się podobało w tych postach na LinkedInie, to była ich pewność w tym, że wiedzą, jak to zrobić i jeśli ktoś potrzebuje, chętnie pomogą w przejściu na pełną pracę zdalną. To bardzo budujące wśród konkurencyjnych firm.

Obecnie rekomendowane jest przejście na choć 14-dniową pracę zdalną, gdyż tyle wynosi okres kwarantanny związany z koronawirusem. By to ułatwić sobie i swoim organizacjom, warto zastosować kilka prostych zasad.

1. Ustal od kiedy i do kiedy Twój zespół będzie pracować zdalnie. Dla ułatwienia, możecie wprowadzić tę informację w firmowym kalendarzu, albo dodać adnotację na Slacku przy profilu pracownika.
2. Upewnij się, że każdy pracownik ma dostęp do internetu w miejscu, z którego planuje pracować. Jeśli nie, ustalcie możliwe rozwiązania (zmianę lokalizacji lub zakup mobilnego internetu).
3. Poproś, by każdy członek zespołu sprawdził, czy ma wszystkie niezbędne dostępy do pracy zdalnej i upewnij się, że każdy ma działający komputer i/lub inne urządzenie, które będą mu niezbędne do wykonywania zadań.
4. Zadbaj o jasną informację, z jakich kanałów komunikacji będzie korzystać z zespołem podczas pracy zdalnej. Upewnij się, czy masz dodatkowy kontakt do każdej osoby w razie nagłej potrzeby.
5. Omów z zespołem, w jakich godzinach będziecie pracować. Nie muszą być to sztywne godziny, ale np
6. Ustalcie harmonogram spotkań na czas pracy zdalnej i za pomocą jakiego narzędzia będziecie się zdzwaniać.
7. Ustal priorytety z zespołem i poszczególne taski, które muszą być wykonane. Dzięki temu, nie tylko unikniesz nieporozumień, ale dasz możliwość pracownikom do zgłoszenia ewentualnych problemów.
8. Zapewnij pracowników, że mogą liczyć na Twoje wsparcie i pomoc podczas pracy zdalnej i w jej organizacji, jeśli tylko będą tego potrzebować.

Biznes w czasie pandemii - czy może z tego wyjść coś dobrego?

Pomijając dynamiczną sytuację na świecie związaną z rozwojem epidemii koronawirusa, przymusowa praca zdalna dziś, może wpłynąć na naszą efektywność w przyszłości. Jeśli uda nam się globalnie nauczyć pracować zdalnie, wierzę, że biznes i poszczególne jednostki nie tylko na tym zyskają, ale że dojdziemy do momentu, w którym to wpłynie na jeszcze większą i skuteczniejszą wymianę doświadczeń i talentów.To z kolei może przełożyć się na rozwój nowych technologii i powstanie innowacji, które zmienią nasz świat na lepszy. I o ile, #BetterSafeThanSorry, to unikajmy paniki i ufajmy, że będzie tylko lepiej. Mam nadzieję, że nasza praca będzie jeszcze efektywniejsza, jak przejdziemy obecny kryzys.

Radosław Bułat, CEO i Współzałożyciel