Podróże służbowe: mniej, ale w lepszym standardzie

Przeczytaj także: Podróże służbowe, czyli chleb powszedni MŚP

Z badania zrealizowanego przez Diners Club wynika, że przed dwoma laty w podróże służbowe wysyłało swoich pracowników 53 proc. reprezentantów sektora MŚP. Dziś odsetek ten jest nieco niższy (49 proc.). Liderem pod względem organizowanych delegacji jest branża przemysłowa (organizuje je 43 proc. firm) oraz usługowa (32 proc.). Znaczne spadki notuje sektor handlowy, w którym podróży jest trzykrotnie mniej niż w 2015 roku - obecnie organizuje je niespełna co piąta firma, ale to właśnie pracownicy tego segmentu w podróży przebywają najdłużej.

Życie na walizkach

Mimo, że tylko 18 proc. firm handlowych organizuje obecnie podróże służbowe, to - jak już wspomniano powyżej - właśnie ich pracownicy poświęcają na wyjazdy najwięcej czasu. Okazuje się, że niemal 4 na 10 z nich poza firmą przebywa przynajmniej raz w tygodniu, a przeszło 80 proc. tych wyjazdów trwa co najmniej dwa dni lub dłużej. Najwięcej wyjazdów organizują firmy przemysłowe, jednak reprezentanci tej branży nie spędzają na nich tak dużo czasu – ponad połowa przedsiębiorców przyznała, że ich pracownicy w delegacji bywają rzadziej niż raz w miesiącu.

- Dwa lata temu w delegacje pracownicy jeździli również znacznie częściej – co trzecia firma poza miejsce pracy wysyłała reprezentantów co najmniej raz w tygodniu lub częściej. Jednak porównując wyniki dwóch edycji badań, możemy zauważyć, że podniósł się standard organizacji podróży. Jednym z powodów może być zapewne sytuacja finansowa przedsiębiorstw, gdyż ponad 67 proc. właścicieli zadeklarowało, że kondycja ich firmy jest na bardzo dobrym lub dobrym poziomie – mówi Katarzyna Fatyga z Diners Club Polska.

Firmowy samochód i karta służbowa coraz popularniejsze

Firmowym samochodem posługuje się już prawie 70 proc. MŚP. Podróżuje się nim w większości przedsiębiorstw przemysłowych (86 proc.) oraz handlowych (85 proc.). Prywatne auto natomiast, w celach służbowych użytkują najczęściej reprezentanci sektora rolniczego (100 proc.).

Z kart służbowych w delegacjach korzysta już 17 proc. MŚP. Najbardziej przekonały się do nich firmy handlowe (30 proc. z nich w podróży posługuje się kartą służbową) oraz przemysłowe - spośród których już co piąta firma rozlicza się bezgotówkowo.

- W porównaniu do 2015 r. korzystanie z kart firmowych wzrosło o 7 punktów procentowych. To oznacza, że firmy coraz bardziej doceniają przejrzystość i wygodę tego typu transakcji. Niektóre karty firmowe gwarantują przedsiębiorcom szerokie pakiety usług dodanych, które wbrew pozorom mogą wygenerować sporą oszczędność czasu i pieniędzy. Na przykład karta Premium Vintage oferuje ubezpieczenie w podróży zagranicznej, którym objęty jest posiadacz oraz podróżujący wraz z nim pracownicy - dodaje Katarzyna Fatyga z Diners Club Polska.

Organizacja podróży na barkach delegowanego

52 proc. firm organizację wyjazdu służbowego powierza delegowanemu pracownikowi. Osobne stanowisko dla osoby lub zespołu zajmującego się tylko i wyłącznie tymi zadaniami deklaruje 14 proc. przedsiębiorców. Co trzeci właściciel przyznał natomiast, że podróżami zarządza konkretny pracownik, ale nie jest to jedyny obowiązek, który wykonuje.
W 2015 r. odsetek wyjazdów organizowanych „na własną rękę” był niższy (45 proc.), a co czwarte MŚP dysponowało osobnym stanowiskiem dla osoby zajmującej się podróżami. Obecnie, najwięcej tzw. „travel managerów” posiadają firmy handlowe (co trzecia) i przemysłowe (co piąta).

- Przy tak dużej liczbie wyjazdów organizowanych przez pracowników samodzielnie, w pierwszej kolejności powinno się zadbać o przejrzystą formę monitorowania i rozliczania wydatków. Warto zastanowić się także nad tym, czy zarządzanie formalną stroną wyjazdów nie jest dla pracowników zbyt czasochłonne – mówi Katarzyna Fatyga z Diners Club. - W optymalizacji kosztów i procesów mogą pomóc produkty finansowe przeznaczone dla firm. Często oferują one także usługi dodatkowe zwiększające komfort podróżowania, a niektóre wręcz posiadają funkcje „concierge osobisty”, który może w całości przejąć obowiązki związane z organizacją podróży – dodaje.

Nota metodologiczna:
Badanie zostało przeprowadzone przez Instytut Badań Rynkowych i Społecznych (IBRIS) na zlecenie Diners Club Polska we wrześniu 2017 r. na podstawie wywiadów z 500. właścicielami mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z całej Polski, metodą telefonicznych standaryzowanych wywiadów kwestionariuszowych wspomaganych komputerowo (CATI). Błąd oszacowania = 4 proc. poziom ufności 0,95.