Efektywność pracy kuleje przez wielozadaniowość?

Przeczytaj także: Polscy pracownicy, czyli senność, błędy żywieniowe i brak ruchu?

Raport: „PRACA, MOC ENERGIA W POLSKICH FIRMACH” to pierwsze tego rodzaju badanie polskich pracowników. Przy projekcie wraz z Human Power pracowali Aon Hewitt, Grupa Pracuj, Kinnarps Polska oraz Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Kadrami. Patronem merytorycznym badania jest Uniwersytet Łódzki. Podstawą raportu są wywiady przeprowadzone z 1149 respondentami.

Celem projektu jest zdiagnozowanie sposobów, jakimi polscy pracownicy zarządzają swoją energią oraz potencjałem. Analiza obejmuje sześć obszarów:

1. sen i odpoczywanie,
2. ruch,
3. odżywianie,
4. emocje,
5. umysł,
6. cele życiowe.

Druga część raportu bierze pod lupę obszar emocjonalny, a więc emocje, umysł oraz cele życiowe.

Narzucana nam i właściwie wszechobecna już wielozadaniowość sprawia, że wydajność naszej pracy kuleje. W efekcie na działania, które nie przynoszą efektów tracimy blisko 1/3 dnia, a firmy coraz częściej płacą nam nie za efektywność pracy, ale za pozostawanie w stanie ciągłego rozproszenia. Dobitnym na do dowodem może być fakt, że niemal 1/3 badanych (27,9%) nie może sobie przypomnieć co robiła w pracy poprzedniego dnia.

STRES Z POWODU PRACY KOSZTUJE DROGO NAS WSZYSTKICH

Badania Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (EUOSHA) pokazują, że blisko 60% utraconych dni roboczych ma związek ze stresem. Koszty stresu w krajach Unii Europejskiej związane z depresją spowodowaną pracą obliczono na poziomie 617 mld euro rocznie, na co składają się koszty absencji chorobowych (EUR 272 mld), utraty produktywności (EUR 242 mld) oraz koszty opieki zdrowotnej (EUR 63 mld) i społecznej (EUR 39 mld). We Francji mierzy się koszty depresji spowodowanej zbyt wysokim poziomem wymagań w pracy, koszty chorób naczyniowych wywołanych stresem w pracy, schorzeń układu mięśniowo-szkieletowego wynikających z niekorzystnych psychospołecznych warunków pracy. Według badaczy całkowity koszt stresu zawodowego we Francji wyniósł (na podstawie danych z 2007 roku) 1,93miliardów euro.

JAK JEST W POLSCE?

W naszym kraju nie prowadzi się monitoringu kosztów stresu związanego z pracą. Dostępne dane pozwalają jednak na oszacowanie przynajmniej części nakładów społeczno-ekonomicznych, związanych ze stresem w miejscu pracy (zgodnie z zaleceniami Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy). Ocenia się, że liczba dni utraconych z powodu stresu w pracy w 2013 r. wyniosła 77888,33 dni, a wartość nieobecności z tytułu stresu w pracy w sektorze przedsiębiorstw w Polsce to ok. 9,48 mld złotych rocznie (źródło: Stres w pracy oraz jego wpływ na występowanie wypadków przy pracy i stan zdrowia osób pracujących). Co piąty (19,5%) badany przez Human Power odczuwa często w pracy strach i niepokój. Niepokojący jest fakt, że ponad 40% badanych przyznaje, iż odreagowuje stres i problemy w pracy na swoich bliskich.

„Ilość zadań, jaką mamy do wykonania każdego dnia powoduje, że cały czas funkcjonujemy w ogromnym niedoczasie i pośpiechu, co w efekcie rodzi w nas frustrację, zniecierpliwienie, irytację, lęk, a nawet złość. Z łatwością nauczyliśmy się już korzystać z hormonów stresu (adrenaliny, noradrenaliny, kortyzolu), które utrzymują nas w wysokiej mobilizacji. Płacimy jednocześnie za to wysoką cenę – stajemy się powierzchowni, niedokładni i rzadko kiedy myślimy strategicznie. Jesteśmy też bardziej nerwowi w kontaktach z innymi – komunikujemy się w sposób szybki i zdawkowy. Nie zdajemy sobie nawet sprawy, że ciągłe utrzymywanie się w takim trybie działania blokuje nam jasny, logiczny i refleksyjny sposób myślenia – niezbędny do funkcjonowania na wysokim poziomie efektywności. – mówi Małgorzata Czernecka, psycholog i ekspert ds. efektywności. - Dla osób pełniących funkcje kierownicze negatywne emocje niosą podwójnie ryzyko, bo narażają również podwładnych na spadek efektywności działania. Jeśli menedżer nie radzi sobie w sytuacji kryzysowej i wywołuje w swoim zespole strach, gniew czy reakcje obronne, stopniowo upośledza jego zdolność do efektywnej pracy – dodaje Małgorzata Czernecka.

SZCZĘŚLIWY PRACOWNIK TO KREATYWNY PRACOWNIK

Ponad połowa badanych przez Human Power (55,1%) wskazuje, że dzień pracy rozpoczyna z optymizmem i zapałem, prawie co piąty badany (18,5%) jest jednak przeciwnego zdania. Co drugi ankietowany (54,9%,w tym: 72,6% kierowników, 48,8% pracowników) wykonuje zadania, które sprawiają mu ogromną satysfakcję i radość, a 14,9% poinformowało, że nie odczuwa satysfakcji wykonując swoje obowiązki.

Na poczucie zadowolenia i emocje w pracy, bardzo silny wpływ mają relacje, jakie nas łączą z innymi. Te oparte na zaufaniu, współpracy, docenianiu i wzajemnej inspiracji są źródłem pozytywnej energii, która w dużej mierze decyduje o naszym poczuciu zadowolenia. Większość pracowników badanych przez Human Power nawiązała w miejscu pracy koleżeńskie relacje, oparte na zaufaniu (81,8%). Połowa (53,3%) ma szefów, którzy dają im odczuć, że ich praca jest doceniana i ważna. Braki w tym zakresie zgłosił co piąty ankietowany (21,5%). Pracownicy chwalą i doceniają siebie nawzajem za dobrze wykonaną pracę. O tym pozytywnym aspekcie współpracy poinformowało aż 90,7% respondentów.

ŻONGLERKA KILKOMA ZADANIAMI TO MIT

Szacuje się, że związana z wielozadaniowością niska efektywność pracy owocuje utratą 28% typowego dnia pracy. Wielozadaniowcy doświadczają częściej deprymującego stresu (badania pokazują, że mają szybsze tętno), popełniają więcej błędów (lub pomijają ważne informacje), podejmują mniej trafne decyzje, przeszacowują czas trwania danej czynności/zadania. Inne badania mówią, że przełączanie między zadaniami może spowodować 40% utratę wydajności (źródło: American Psychological Association 2006).
Ponad połowa ankietowanych (59,1%, w tym: 52,7% kierowników, 61,3% pracowników) stara się robić jedno zadanie w jednym czasie. Próbę wykonywania wielu zadań jednocześnie podejmuje 40,9% pytanych (47,3% kierowników, 38,7% osób na stanowiskach niekierowniczych). Wielozadaniowość jest również widoczna podczas kontaktów z ludźmi – podobny odsetek badanych (41,9%) zgłosił, że ma trudności z utrzymaniem 100% uwagi na swoim rozmówcy, bo wykonuje inne czynności podczas konwersacji. Co istotne, przeładowanie i przeciążenie zadaniami, objawia się nie tylko spadkiem naszej efektywności, ale również kłopotami z pamięcią - niemal 1/3 ankietowanych (27,9%) nie pamięta, co robiła poprzedniego dnia w pracy. Częściej niż co czwarty respondent ocenił (26,5%), że jego obecny sposób działania wpływa negatywnie na efektywność w pracy.

WIELOZADANIOWOŚĆ NIE OPŁACA SIĘ FIRMOM

Jeśli nieustannie dochodzi do przełączania się między zadaniami, traci się za każdym razem od 10 do 25 minut, tyle bowiem mózg potrzebuje, aby na nowo skupić się w pełni na zadaniu. Może to oznaczać, że w ciągu jednego dnia, w którym zadania są przerywane, np. 10 razy, traci się minimum dwie godziny. Jeśli kultura organizacyjna wymaga, aby być nieustannie pod mailem i telefonem, w firmie nie stosuje się rozwiązań umożliwiających np. odświeżanie poczty w określonym czasie, kilka razy w ciągu dnia, to pracownicy otrzymują wynagrodzenie w dużej mierze nie za efektywnie wykonaną pracę, ale za bycie w stanie ciągłego rozproszenia. Jeśli organizacja chce, aby efektywność racy pozostawała na wysokim poziomie, powinna wyeliminować wielozadaniowość i kulturę wspierającą nieustanne wręcz przerywanie zadań. Zdecydowana większość respondentów (81,4%) badania „PRACA, MOC, ENERGIA W POLSKICH FIRMACH” cz. II, odpowiedziała, że z łatwością koncentruje uwagę na wykonywanym w danym momencie zadaniu, choć jednocześnie 50,7% pytanych przyznało, że nie potrafi pracować bez konieczności ciągłego sprawdzania poczty mailowej czy odbierania telefonów. Ponad 1/3 ankietowanych zauważa (35,1%), że w pracy jest często rozkojarzona i rozproszona. Badani (83,1%) informują, że zadania, które wykonują są wielokrotnie przerywane przez maile i telefony (w tym: 92,1% kierowników, 80,0% pracowników). Spokój w trakcie wywiązywania się z obowiązków ma zaledwie 16,9% respondentów (w tym 7,9% kierowników, 20% kadry na stanowiskach niekierowniczych).

JAK POLICZYĆ KOSZT ROZPROSZENIA PRACOWNIKÓW?

Można policzyć ile dziennie kosztuje w danym zespole nieustanne dzielenie uwagi między różnymi zadaniami. Jeśli lider zarządza 6-osobowym zespołem i każdy z pracowników ma w ciągu dnia 10 rozproszeń, to firma traci minimum 12 godzin. Warto przemnożyć uzyskany wynik przez średnią stawkę godzinową pracowników.

„Stare przysłowie mówi, że nie da się trzymać kilku srok za ogon. Żyjemy w czasach deficytu uważności, ciągłego rozpraszania, łudząc się, że wielozadaniowość może być efektywna. Badania wskazują, że, pracując koncepcyjnie aż 20-30 minut, musi upłynąć, aby nasz umysł wrócił do tego samego poziomu koncentracji, w jakim znajdował się w momencie, w którym jakiś czynnik zewnętrzny nas rozproszył. To wielkie marnotrawstwo energii i potencjału pracowników. Ogromna jest tutaj rola liderów, którzy mają wpływ na organizację samej pracy, w tym ustalania priorytetów aby to zjawisko ograniczać. Oczywiście w pierwszym kroku, powinni się przyjrzeć swoim praktykom i efektywności osobistej, na ile mogą być dobrym przykładem, jak skutecznie zarządzać swoją energią mentalną.” – komentuje Edward Stanoch, Prezes Zarządzający Aon Hewitt w Polsce.

CO TRZECI PRACOWNIK, KTÓRY MYŚLI O ZMIENIE PRACY CHCE TO ZROBIĆ Z POWODU CHĘCI SAMOREALIZACJI.

Co jest ważne w życiu Polaków? Badania CBOS z 2017 r. pokazują, że sensem życia Polaków jest najczęściej rodzina i jej dobro (54%), zdrowie (38%), posiadanie dzieci, wnuków i ich odpowiednie wychowanie i wykształcenie (14%). Na czwartym miejscu znalazła się praca. Niemal wszyscy uczestnicy badania przeprowadzonego przez Human Power (94,9%) wskazali, że wiedzą, co jest dla nich ważne w życiu (w tym: 61,0% osób zdecydowanie tak) oraz są pewni swoich wartości w pracy (93,4%, w tym: 46,6% zdecydowanie tak). Jednocześnie, 62,2% pytanych uważa, że poświęca wystarczająco dużo czasu i energii na kwestie, które są dla nich najważniejsze. Jednak co piąty ankietowany (22,7%) przyznał, że w swojej pracy dużo czasu traci na rzeczy zupełnie nie istotne. Większość respondentów uznało (69,9%), że rzeczy, których oczekuje od nich firma, są zgodne z ich wartościami (w tym: 76,4% kierowników, 67,7% pracowników). Co piąty ankietowany (21,3%) nie wyraził opinii w tej sprawie.

Połowa badanych (51,4%) uważa, że praca pozwala im na realizowanie osobistych celów i planów. Odmiennego zdania był co piąty ankietowany. Nieco ponad połowa pytanych ocenia (57,7%), że w pracy wykorzystuje swój potencjał i umiejętności. Pozytywną opinię w tym zakresie wyrazili częściej respondenci będący na stanowiskach kierowniczych (68,9% vs. osoby na stanowiskach niekierowniczych 53,9%). Ponad połowa ankietowanych (58,5%), poinformowała, że ma inny niż wypłata cel przychodzenia do pracy, ale dla co piątego jedynym motywatorem są pieniądze (21,1%, w tym: 12,7% kierowników, 24,1% pracowników).

Dobrą wiadomością jest to, że większość osób (77,2%), które wypełniły ankietę lubi swoją pracę (w tym: 86,0% kierowników, 74,2% pracowników). Połowa uważa (51,6%), że każdego dnia wykonują zadania, które sprawiają im przyjemność. Jednak 17,1% osób oceniła (10,6% kierowników, 19,3% pracowników), że obowiązki nie są źródłem codziennej przyjemności. Większość badanych (68,5%) uważa, że w pracy realizuje zadania istotne dla innych. Brak poczucia istotności wykonywanych czynności jest odczuwane przez 11,9% ankietowanych.