Podróże służbowe: zarządzanie do zmiany

Przeczytaj także: 5 najważniejszych faktów na temat podróży służbowych

Przed nami wyniki opracowanego na zlecenie firmy Amadeus badania „Organizacja i zarządzanie podróżami służbowymi”. Jego autorzy przyjrzeli się praktykom, jakie w zakresie podróży służbowych stosują średnie i duże firmy z Polski, Czech, Litwy, Łotwy, Słowacji i Węgier. Oto kluczowe wnioski, do jakich prowadzi lektura raportu z badania:

• Polityka podróży, a więc zestaw zasad regulujących zamawianie usług związanych z delegacjami, nie jest powszechnie stosowana. Obowiązuje w 57% polskich firm, co jest wynikiem niższym od średniej dla całego regionu Europy Środkowo-Wschodniej (62%). Na jej wprowadzenie decydują się głównie te firmy, dla których podróże służbowe są istotnym aspektem działalności.
• Polskie firmy najrzadziej pośród wszystkich badanych rezerwują podróże służbowe przy użyciu rozwiązań IT (28% vs. średnio 43% w krajach regionu).
• W przypadku Polski widoczne są rozbieżności w stosowanych i preferowanych formach płatności za podróże służbowe. W Polsce o wiele częściej niż w innych krajach (25% vs. 9%) to pracownicy płacą za podróż własną kartą, a potem rozliczają się z firmą, co jest czasochłonne; preferowana forma płatności to przede wszystkim przelew.
• W związku z tym, że wiele polskich firm nie ma procedur, według których organizowane są podróże służbowe pracowników, obowiązki z tym związane spoczywają na różnych działach firmy: od pracowników administracyjnych, przez dział personalny, finanse aż po wyższą kadrę kierowniczą, która musi zaakceptować poszczególne etapy i koszty.

Dążenie do zmian

Tego rodzaju rozproszenie procesu organizacji i zarządzania podróżami służbowymi, brak ram, w których mogliby poruszać się pracownicy planując podróż, sprawia, że w wielu polskich firmach jest to zadanie żmudne i nieefektywne czasowo. Co więcej, firmy takie nie wykorzystują okazji do zaoszczędzenia środków finansowych, jakie stwarza np. związanie się umową z jedną, określoną siecią hoteli czy linią lotniczą. W wyniku takiej współpracy, bowiem, przedsiębiorstwa najczęściej korzystają ze zniżek i kupują usługi po tzw. stawkach korporacyjnych. Jednak wydaje się, że firmy zaczynają dostrzegać tę konieczność optymalizacji procesu zarządzania podróżami służbowymi. 53% przebadanych przedsiębiorstw oczekuje zmian w tym obszarze, przede wszystkim w zakresie zwiększenia przestrzegania przez pracowników zasad polityki podróży oraz zmniejszenia obciążenia formalnościami. Okazuje się, że tam, gdzie zmiany zostały wprowadzone (określono politykę podróży i wdrożono dedykowane narzędzia IT) poziom satysfakcji z zarządzania i organizacji podróży służbowych jest najwyższy.

Polskie firmy chcą oszczędzać

Polskie firmy, o wiele częściej niż przedsiębiorstwa w innych krajach Europy Środkowo-Wschodniej (42% vs. 28%), oczekują oszczędności w obszarze podróży służbowych w 2017 r. W co trzeciej firmie wyniosą one ponad 10%. Większość badanych organizacji i instytucji jest też otwarta na wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych i/lub outsourcing obszaru organizacji i zarządzania podróżami służbowymi. Aż 72% z nich jest np. skłonnych do współpracy z zewnętrznym usługodawcą w tej dziedzinie, jeśli niosłoby to za sobą wymierne korzyści. To bardzo istotna, pozytywna zmiana w sposobie myślenia o zarządzaniu tym obszarem.

„Mimo postępu technologicznego, który obejmuje także sferę kontaktów służbowych, podróże służbowe, dające możliwość bezpośrednich spotkań i zacieśniania relacji z partnerami, nadal stanowią istotny aspekt działalności firm i osiągania przez nie sukcesów. Jak jednak pokazują wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Amadeus, w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, wciąż jeszcze jest wiele przedsiębiorstw, w których obszar podróży służbowych nie ma sformalizowanego charakteru. Brak takich rozwiązań, jak polityka podróży i dedykowane narzędzia IT oznacza, że obowiązki związane z organizacją wyjazdów biznesowych spoczywają przede wszystkim na wyjeżdżających pracownikach. Taki system organizacji podróży służbowych jest nieefektywny czasowo i finansowo. Jednak firmy zaczynają to zauważać i dążyć do wprowadzenia innowacyjnych rozwiązań, które unormowałyby i jednocześnie uprościły ten proces” – podsumował Paweł Rek, Dyrektor generalny Amadeus Polska, dyrektor regionalny Amadeus na Europę Środkową.

Metodologia badania
Badanie decydentów na zlecenie firmy Amadeus zostało zrealizowane w drugiej połowie 2016 roku przez agencją badawczą KANTAR TNS. Badanie telefoniczne (CATI) zostało przeprowadzone w firmach z krajów Europy Środkowo-Wschodniej: Polski, Czech, Rumunii, Węgier, Litwy i Łotwy. Próba objęła 1000 firm i instytucji zatrudniających powyżej 50 pracowników, wydających min. 50 000 euro na delegacje lub realizujących min. 250 podróży służbowych rocznie. Respondentami byli pracownicy firm odpowiedzialni za organizację i zarządzanie podróżami służbowymi lub osoby, które w danej firmie zostały wskazane jako najlepiej zorientowane w tym temacie. Ankieta została przeprowadzona wśród takich sektorów jak: produkcja (42%), usługi (24%), administracja (21%) i handel (13%). 61% ankietowanych stanowili pracownicy firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników, 31% firm zatrudniających od 250 do 999 pracowników, natomiast 8% badanych instytucji zatrudnia powyżej 1000 osób.