Usługi IT: jak wybrać partnera?

Przeczytaj także: Model SaaS: umowy bez ustawowej regulacji

Technologie informatyczne stały się kluczowym elementem działania niemal każdego przedsiębiorstwa. Odpowiednio dobrany system jest inwestycją, która szybko się zwraca, generując oszczędności dzięki optymalizacji procesów biznesowych. Konkurencja na rynku jest duża, ofert nie brakuje. Jak wybrać solidnego podwykonawcę?

– Długofalowe budowanie relacji i partnerstwa to dobry kierunek współpracy. Oczywiście jej ramy wyznaczają ustalenia finansowe i prawne, jednak obustronna chęć stworzenia optymalnego rozwiązania jest wartością najcenniejszą – mówi Michał Guzek, Managing Partner w Hicron, integratorze systemów IT. – Firmy IT są czasem traktowane jak dostawcy gotowych rozwiązań, które zaczynają działać natychmiast „po wyjęciu z pudełka”, jednak np. wdrożenie systemu zarządzania to złożony proces. Dlatego warto spróbować zmienić punkt widzenia: poszukać partnera biznesowego, nie tylko dostawcy – dodaje.

1. Od czego zacząć?

Istnieje wiele sposobów na znalezienie partnera IT: od poszukiwań online po kierowanie się osobistymi rekomendacjami. Niemal każda firmowa strona WWW zachęca do nawiązania współpracy, lecz w praktyce najcenniejsze okazują się kontakty do dostawców „z polecenia”, którzy dowiedli swych umiejętności i profesjonalizmu w toku obsługi. Ciekawą możliwością są spotkania referencyjne organizowane przez dostawców u jednego z klientów. To szansa na poznanie faktycznych korzyści ze współpracy, także w trakcie rozmowy z klientem bez obecności przedstawicieli firmy IT.

W procesie wyboru warto zwrócić uwagę na aktywność potencjalnego partnera podczas najważniejszych branżowych wydarzeń. Umiejętność dzielenia się zdobytym know-how może wskazywać na duże zaangażowanie w realizowane projekty, co przełoży się na jakość świadczonych usług. Firma powinna występować nie tylko jako partner konferencji, lecz także jako jej czynny uczestnik. Wysłuchanie merytorycznej i wartościowej prelekcji często okazuje się dobrym sposobem na zweryfikowanie doświadczenia. Dostawca może jednak działać znacznie szerzej.

– Dzielimy się tym co mamy – nasza wiedza nie służy tylko pozyskaniu klienta, zależy nam też na edukacji otoczenia. Jesteśmy częstym gościem w ambasadzie Szwajcarii w Polsce, gdzie – kierując się własnym doświadczeniem – mówimy jak założyć i rozwinąć biznes w tym kraju. Zgłosiliśmy swój akces do Dolnośląskiego Klastra Motoryzacyjnego, zaś jako uczestnik programu „Polski Czempion” wspieramy inicjatywy zwiększające atrakcyjność inwestycyjną Dolnego Śląska. Na zaproszenie Ambasady Polski w Londynie uczestniczyliśmy w konferencji „Internet World”, reprezentując Polskę i jej potencjał inwestycyjny – mówi Michał Guzek z Hicron.

2. Czy szyje na miarę?

Potrzeba wdrożenia systemu informatycznego wypływa z chęci usprawnienia procesów biznesowych i poprawy wydajności. Dlatego dobry dostawca IT będzie dążył do wnikliwego poznania i zrozumienia potrzeb firmy, pytając o strukturę, zasoby i organizację przedsiębiorstwa, planowane cele i potencjalne przeszkody przy wdrożeniu. Dobry system IT jest projektowany na lata i należy to uwzględnić przed wdrożeniem. Jeśli potencjalny dostawca nie wybiega w przyszłość, nie wróży to udanej współpracy.

– U jednego z naszych klientów w procesie wdrożenia wielokrotnie odbywaliśmy spotkania z członkami zarządu. Dyskutowaliśmy otwarcie o strategicznych planach firmy i możliwych zmianach: o symbolicznych otwartych oknach i ścianach, które wspólnie musieliśmy wyburzyć, aby zaimplementować naprawdę skuteczne rozwiązanie – wspomina Michał Guzek z Hicron.

Systemy klasy ERP wspomagające zarządzanie są żywym organizmem, który z czasem może wymagać wprowadzenia nowych funkcji. Warto więc zdecydować się na partnera, który posiada wysokie kompetencje także w dziedzinie elastycznej rozbudowy wdrożonych rozwiązań.

W cenie nieodmiennie jest rozwaga: dostawca, który obiecuje błyskawiczne wdrożenie wielu elementów, może mieć kłopoty z wywiązaniem się z umowy. Bardziej racjonalne jest rozłożenie projektu na kilka faz, co będzie miało mniejszy wpływ na firmę i jej bieżące działania. Warto zaznaczyć, że dostawca – proponując kilkuetapowe wdrożenie – zawsze ryzykuje, że implementacja mniej kluczowych elementów systemu zostanie powierzona konkurencji. Stawia go to jednak w dobrym świetle w oczach klienta, który łatwiej zaufa firmie z profesjonalnym podejściem.

3. Jakie ma doświadczenie w danej branży?

Każda branża posiada zespół uwarunkowań, które nie występują w innych gałęziach biznesu. Praktyka dostawcy IT w pracy z klientami z tej samej branży może zwiększyć skuteczność ostatecznego rozwiązania i spowodować, że lepiej sprosta ono wymaganiom biznesowym przedsiębiorstwa. Branżowe doświadczenie dostawcy, a jego pracowników to jednak często dwie oddzielne kwestie. Jeśli np. implementowany ma być system dla przedsiębiorstwa z sektora finansowego, idealnym zespołem wdrożeniowym będą konsultanci, którzy sami kiedyś pracowali w finansach: posiadają oni unikalne wyczucie branży i umiejętności.